Uma das coisas que fazem parte do cotidiano de uma empresa, tem curso de graduação apenas para esta área e que não recebe tanta atenção quanto poderia é a gestão de documentos. A utilização de documentos é parte integrante do dia a dia, seja em pequena, média empresa, até como MEI, e o curso de arquivologia é voltado para essa área. Mas você sabe como lidar com a papelada toda? Caso tenha dúvidas sobre gestão de documentos, acompanhe-nos.
Arquivo corrente
O arquivo corrente é assim denominado quando é um documento que tem uso corrente ou frequente pela empresa, órgão ou organização. Pode ser também chamado de arquivo de primeira idade. Costumam ser documentos que são frequentemente consultados, e exatamente por isso, devem ter seu acesso facilitado.
Desta maneira, arquivo corrente é aquele que deve ficar próximo do setor de seu destino ou de sua emissão para ser facilmente consultado. Alguns exemplos são contratos em vigor, notas fiscais recentes, folhas de pagamento dos funcionários, orçamentos de vendas para clientes, entre outros.
Arquivo intermediário
Já o arquivo intermediário não é utilizado de modo frequente ou corrente. Em geral são, na verdade, documentos que precisam ser guardados por razões legais ou administrativas. Ou seja, o arquivo intermediário, ou documento de segunda idade, ou semi-ativo, ainda tem valor para a empresa, mas a tendência é que seja descartado em breve.
Os grandes exemplos nesse caso são contratos finalizados há menos de 5 anos e outros que podem ser utilizados de referência futuramente.
Arquivo permanente
O arquivo permanente, diferentemente dos demais, não possui mais valor primário. São documentos de terceira idade, ou inativos, mas por alguma razão adquiriram valor para a sociedade. São documentos informativos, históricos e também culturais que devem ser preservados inclusive para finalidade de pesquisas.
No caso das empresas, relatórios anuais de diversos tipos, documentos dos fundadores e também sobre a fundação da empresa são exemplos de arquivos permanentes.
Arquivo digital
Os arquivos digitais são aqueles criados ou armazenados em meios eletrônicos. Nesta linha, computadores, tablets e smartphones podem os meios eletrônicos em questão. Além disso, os arquivos digitais podem ter sido digitalizados ou podem ser digitais desde seu princípio.
E, sobre eles, as mesmas classificações se aplicam. Desta maneira, os arquivos digitais podem ser arquivos correntes, arquivos intermediários ou arquivos permanentes.
Com estas informações, você já pode fazer uma melhor gestão dos documentos da sua empresa.
