Você já deve ter se visto em meio a uma pilha de documentos em papel, sem saber o que fazer com eles, e nem mesmo por onde começar a analisar tudo. Infelizmente isto é muito comum nas empresas brasileiras.
A burocracia brasileira uma das causadoras deste acumulo de papel nas empresas, mas não é a única. Até mesmo porque muito processos hoje já podem ser feitos em meio digital, mas a cultura do papel ainda está presente.
Existe um certo receio em se desfazer de documentos armazenados há algum tempo, e até mesmo medo de digitalizar processos, seja por se achar que os dados vão se perder, ou então serem acessados por pessoas de fora da empresa.
Mudar esta cultura hoje em dia é essencial, por diferentes motivos. Hoje vamos ver mais sobre eles, e como esta mudança pode impactar no dia a dia da sua empresa.
Redução de custos
Em um primeiro momento você pode nem perceber, mas o excesso de impressões e o acúmulo de papel na empresa podem gerar grandes custos. E isto, ao longo do tempo, pode ter impacto negativo no seu fluxo de caixa.
Primeiramente, a própria impressão gera custos com papel, tinta, manutenção de impressora, ou então o pagamento pela terceirização deste serviço. Por serem tão baixos em curto prazo, acabam sendo ignorados.
Além disso, você precisará de espaço para armazenar seus papeis e, consequentemente, gastar com compra de mobiliário para isto (como armários). Assim, você deixa de utilizar um dinheiro que poderia ir para um investimento futuro para comprar um móvel, que com o tempo perderá valor e não trará retorno financeiro à empresa.
Questões ambientais
Também é inegável que o uso excessivo de papel nas empresas pode causar danos ao meio ambiente, uma vez que aumenta a geração de resíduos que, em muitos casos, não é descartado da forma correta.
A redução no uso do papel, aliada ao descarte correto do lixo, com separação do que pode, ou não, ser reciclado, ajuda na preservação do meio ambiente. Se cada um fizer sua parte, a redução dos impactos será enorme.
Agilidade
Estudos comprovam que empresas que possuem boa parta, ou toda a sua gestão controlada em papel perdem muito em produtividade, uma vez que seus colaboradores demandam muito tempo para encontrar determinados documentos ou informações.
Entender esta questão é simples. Basta se comparar o tempo que se leva para encontrar e compilar informações em uma pilha de papel, ou em uma gaveta cheia, com o tempo em que sistemas de gestão já apresentam os dados compilados, de forma visual, no computador.
Segurança
Como dito anteriormente, há um preconceito com relação à “digitalização” da gestão nas empresas, pois acredita-se que os dados podem ser perder, ou serem acessados por terceiros, com facilidade. Mas, na verdade, é justamente o contrário.
Documentos em papel podem ser roubados, extraviados, ou em casos mais graves, até encontrados e recolhidos dos lixos das empresas. E controlar esta situação é ainda pior quando há um excesso de documentos.
Quando sua gestão é online tudo isso fica mais fácil, pois seus dados podem ser armazenados em nuvem, serem acessados apenas por quem tem permissão, e ainda há o backup das informações, para que não se perca nada.
