As ordens de serviço são ferramentas indispensáveis para qualquer estabelecimento que trabalhe com reparos e manutenções. Este documento traz a descrição completa do serviço a ser prestado, facilitando a comunicação e minimizando a possibilidade de erros durante a execução.
Para que uma ordem de serviço realmente auxilie na rotina de trabalho de uma empresa, é primordial que ela seja preenchida corretamente e com o máximo de detalhes possível. Caso contrário, o que serviria para otimizar o tempo de trabalho pode, na verdade, gerar mais dúvidas, ou até a execução errada de algum serviço. Por isso, hoje mostraremos alguns cuidados a serem tomados no preenchimento de ordens de serviço.
Cliente
O primeiro ponto a se atentar no momento de preencher uma ordem de serviço é sobre os dados do cliente. O ideal é que o cadastro já utilize dados cadastrados previamente no sistema de gestão. Isto padroniza as informações e possibilita uma análise futura da forma com que tal cliente interage com sua empresa (frequência, pagamentos, possíveis atrasos, etc.).
Podemos considerar como essências alguns dados dos clientes, como nome completo, endereço, telefone para contato, se é pessoa física ou jurídica, CPF ou CNPJ, entre outros. Tais dados serão úteis no momento de manter contato com o cliente, tanto para informações sobre o serviço, ou até mesmo para publicidade e promoções.
Objeto do Reparo
O objeto do reparo seria, por exemplo, para uma oficina mecânica, o próprio veículo, ou então um notebook para uma assistência técnica de informática. Independente disso, é necessário registrar todas as informações sobre ele, principalmente para que se tenha documentado como o mesmo foi recebido para a prestação do serviço.
Além disso, quando se tem em mãos tais informações, a pessoa responsável pelo reparo já saberá o que estará recebendo, em quais condições e, possivelmente, os cuidados que deverá ter durante o serviço de manutenção.
Peças e Serviços
Tendo posse de todas as informações iniciais, agora é o momento de se registrar dados relacionados ao reparo em si. Como dito anteriormente, a ordem de serviço deve ser a completa descrição do serviço prestado, ou seja, nela devem conter informações suficientes para que quem a veja entenda o que foi feito e quais materiais foram utilizados.
O ideal neste caso é ter registrados em seu sistema de gestão os diversos serviços prestados pela sua empresa. Neste registro você pode inserir o custo médio que o serviço gera, uma descrição detalhada do mesmo e, no momento de inseri-lo na ordem de serviço, apenas designá-lo a um funcionário ou setor.
Isto vale também para as peças utilizadas no reparo. Elas também têm um custo que deve ser incorporado ao serviço e, quando se trabalha com um sistema de gestão completo, inserir tal peça no sistema já altera automaticamente seu estoque, possibilitando uma melhor gestão do mesmo.
Ckeck-list
Para facilitar o trabalho de quem está responsável você também pode inserir um check-list do serviço cadastrado. Esta é também uma forma de padronizar os serviços, uma vez que fica pré-determinado o passo a passo da manutenção.
Fica a cargo do administrador ou gerente apenas determinar se o preenchimento deste check-list se dará no próprio sistema, necessitando que o funcionário responsável tenha acesso ao mesmo, ou então pode-se imprimir tal documento e entrega-lo em mãos. A vantagem da primeira situação é a atualização da ordem de serviço em tempo real.
Status, Localização e Envio
Por fim, outra informação muito relevante quando se trata da ordem de serviço é o status em que a mesma se encontra. A medida que o serviço for analisado e executado tal status deve ser alterado, para melhor organização.
Também devemos nos atentar à localização da ordem de serviço, ou seja, em que local da empresa de reparos o objeto se encontra, como por exemplo se está no escritório para análise, se está no local do serviço sendo executado, ou se está em um local determinado para aguardar a entrega ao cliente.
Estas informações, também são muito importantes para manter o próprio cliente informado do andamento do serviço contratado. E você pode ser proativo com relação a isso e enviar tal andamento ao cliente, pelo meio que for mais conveniente. Outro modo de disponibilizar a informação é ter um site de acompanhamento, fornecendo login e senha ao seu cliente.
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