Quando se trata de produtividade no ambiente empresarial, um dos pontos cruciais para se trabalhar é com a extinção, ou pelo menos redução, do retrabalho.
Se temos uma atividade a ser desenvolvida, gastamos tempo, esforço, dinheiro, entre outros recursos, para que ela saia da melhor forma possível. Quando algo acontece fora do esperado, e o resultado de todo o trabalho precisa ser descartado, aquele esforço inicial acaba sendo “desperdiçado” e o processo precisa ser reiniciado.
O retrabalho, além de fazer com que você acabe gastando mais dinheiro, faz com que todo o planejamento de tempo que você teve para determinada tarefa seja refeito, gerando atrasos e minando a sua produtividade.
Combater o retrabalho em seu empreendimento pode parecer algo complexo, mas com poucas ações você já consegue aumentar seu rendimento e, desta forma, ganhar em produtividade e reduzir custos.
Processos bem descritos e padronizados
Uma das grandes causadoras do retrabalho em empresas é a falta de padronização nos processos. Quando isso ocorre, as atividades dependem única e exclusivamente do funcionário que a está desempenhando.
O ideal é que a empresa dependa cada vez mais dos processos e menos da sua equipe. Isto é possível com uma descrição detalhada e padronizada das atividades. Isso permite com que os resultados obtidos estejam mais próximos do esperado, diminuindo a chance de haver retrabalho.
Defina responsabilidades
A partir do momento em que você delega uma atividade ou processo a determinado colaborador, os resultados obtidos serão de inteira responsabilidade dele. Assim, aumenta-se o sentimento de dono do funcionário, que sabe que qualquer acerto ou falha estará ligada a ele.
Esta designação de responsabilidades também é útil para organizar seus processos e para que você saiba exatamente a quem deve cobrar para que os resultados estejam de acordo com o que você espera, sem que seja necessário desempenhar uma tarefa mais de uma vez.
Automatize processos
Podemos dizer que automação resulta, na maioria das vezes, em padronização de processos. Quando os parâmetros são bem ajustados, a chance de haver retrabalho em uma atividade automatizada é praticamente nula.
Se você conta com ferramentas que te auxiliem nesta questão, como sistemas de gestão integrada, você garante que está automatizando processos de forma profissional e, desta forma, os erros são minimizados, ou até mesmo eliminados.
Identifique o que não funciona
Tenha em mãos os indicadores necessários para medir a eficiência dos seus processos pois, além de otimizar seus processos, também é necessário revê-los periodicamente para entender o que ainda está funcionando, e o que precisa ser melhorado.
Novamente, contar com ferramentas que disponibilizem estas informações, de forma automatizada, pode aumentar consideravelmente sua produtividade e te auxiliar na busca pela redução do retrabalho.
