Um recibo de aluguel é uma declaração por escrito do proprietário do imóvel, no caso o locador, passado ao inquilino ou locatário, onde o locador declara ter recebido o que está explícito no próprio recibo. As maneiras de emitir um recibo variam muito, podendo ser manual, comprados em blocos em papelaria, ou emitido pela imobiliária, através de um software específico, o que também mantém sua validade. Veja aqui software para emissão de recibos de aluguel.
O recibo de aluguel é obrigatoriamente feito em duas vias, ficando cada uma delas em poder das partes envolvidas. Caso seja feito um contrato através da imobiliária e esta fizer utilização de um sistema específico, o sistema emite uma via, que fica com o locatário, enquanto a comprovação do pagamento poderá ficar no próprio sistema e o acerto de contas com o locador é um contrato entre a imobiliária e esse locador, devendo seguir as regras estabelecidas entre ambos.
Para o locatário, o importante é manter as vias dos recibos de aluguel para comprovação de seu pagamento em qualquer necessidade.
A confecção de recibos, principalmente em se tratando de aluguel, é obrigatória, sendo objeto de lei federal (Lei n° 8.846, de 21 de janeiro de 1994), que estabelece em seu artigo 1°: “A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo a venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação”.
O parágrafo primeiro desse artigo ainda regula: “Parágrafo 1° – O disposto neste artigo também alcança: a) a locação de bens móveis e imóveis; b) quaisquer outras transações realizadas com bens e serviços, praticadas por pessoas físicas ou jurídicas”.
O preenchimento de um recibo de aluguel
O recibo de aluguel, para ser claro e conciso em suas informações, deve conter os seguintes dados:
1. Data do pagamento;
2. Nome e identificação do locatário;
3. Endereço da propriedade, constando rua, numero, complemento, bairro, cidade e estado;
4. Período a que se refere o pagamento, com o valor exato especificado e discriminado por extenso;
5. Nome e identificação do locador;
6. Assinatura do recebedor.
No caso de pagamentos ou descontos efetuados no aluguel, estes também devem constar. Os pagamentos extras podem se referir a impostos, por exemplo, e descontos podem ser referentes a consertos ou reformas que são de responsabilidade do locador.
É preciso lembrar que, em havendo reparos no imóvel locado por parte do locatário e sendo esses reparos de responsabilidade do fiador, tudo deve estar discriminado em documento à parte, com a anuência também das partes, inclusive com a forma de ressarcimento, para que se comprove a validade do recibo.
O recibo deve ser guardado por pelo menos 5 anos, atendendo a legislação de imposto de renda. Devemos também lembrar a condição estabelecida pela legislação em que o locatário não tem desconto de imposto de renda sobre o aluguel pago, enquanto e o locatário tem por obrigação pagar impostos sobre os valores recebidos.
Casos específicos de emissão de recibo de aluguel
Existem alguns casos que precisam de orientação mais específica, no caso de emissão de recibo de aluguel:
• Caso o locador seja analfabeto e o imóvel seja locado diretamente com o proprietário, o recibo deverá ser assinado a rogo, por duas pessoas, ou o locador deverá ter uma procuração delegando essa faculdade a uma pessoa de confiança;
• Se há dois locatários proprietários e apenas um inquilino, o recibo deverá seguir as orientações do contrato. Caso não haja nenhuma orientação, cada um dos proprietários deverá ter uma via do recibo, constando no mesmo a condição de divisão do valor, para segurança do inquilino;
• Caso haja dois inquilinos num mesmo imóvel, cada um responsável por uma parte, o locador deverá providenciar contratos em separado, especificando a responsabilidade de cada um deles;
• Havendo pagamento de caução, o locador também é obrigado a emitir recibo, especificando tratar-se de caução, a ser descontada no final do contrato.
Por Gentil Meneghim
