Como ter reuniões mais produtivas

Quem nunca se viu com a sensação de estar perdendo um tempo precioso da jornada de trabalho preso em uma reunião demorada e cansativa? Esta é uma situação muito comum, mas que de forma alguma é necessária.

É claro que existem certas decisões e ações que demandam longas discussões sobre o tema, mas estas são raras, e devemos trata-las como exceção. No dia a dia a ideia é fugir de encontros demorados e tentar ser mais produtivo. Vamos dar algumas dicas para alcançar este objetivo.

Melhore a comunicação interna

O primeiro ponto a ser observado nem é relacionado diretamente às reuniões na empresa, mas colocá-lo em prática pode ter impacto positivo na quantidade e qualidade de reuniões em sua empresa.

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Ao melhorarmos nossa comunicação interna garantimos que as informações chegarão completas a quem seja de interesse, com o mínimo de ruído ou perda. Isso evita a necessidade de um encontro pessoal (ou via meios digitais) apenas para explicar algo que já foi comunicado.

Esta comunicação pode ser feita via chat online, e-mail, mural de avisos. O importante é utilizar um meio validado por todos que o utilizarão, evitando que alguém dê a desculpa de que não viu a mensagem. Assim você fugirá daquele clichê: “Eu sobrevivi a mais uma reunião que poderia ser apenas um e-mail”.

Planeje antes de reunir

Como dissemos no início do texto, reuniões devem ser evitadas, mas não extintas. Desta forma, as que ocorrerem demandam o mínimo de planejamento prévio, visando o aumento de produtividade.

Quando não há tal planejamento, o que acontece é cada participante olhando para a cara do outro, esperando alguém tomara a palavra. Não se tem ordem para a fala de cada um, os temas tratados, prioridades, nem nada que propicie uma discussão organizada.

O ideal é preparar, previamente, uma lista dos assuntos que serão abordados e dos materiais necessários para a análise, e enviar aos participantes com um tempo hábil para estudo. Dentre os temas, é necessário definir prioridades. Além disso, a ordem em que cada um terá a palavra. Isto pode ser explanado no início da reunião e, em caso de reunião recorrente, registrado para que se repita nas seguintes.

Estabeleça horários

Um dos maiores vilões quando tratamos de reuniões é a definição apenas do horário de início, deixando o término para quando todos os assuntos forem tratados. Agindo assim, não se tem um limite de tempo estabelecido para cada discussão e a reunião acaba se delongando por horas e mais horas.

A melhor maneira de controlar o tempo em uma reunião é definir, previamente, o horário de início, término e, em caso de encontros mais longos, os momentos em que haverá pausas.

Além disso, pode-se estabelecer um prazo para a fala de cada um, em casos onde há apresentação de resultados ou ideias. A utilização de um timer ou cronômetro pode ajudar a garantir que o tempo estabelecido seja cumprido com o mínimo de atrasos possível.

Convoque apenas quem for necessário

Imagine ter que tomar decisões estratégicas ouvindo opiniões de todos os colaboradores da sua empresa. Ou então passar um comunicado importante para todos, que demanda uma explicação detalhada, e convocar alguns poucos funcionários. Nenhum dos dois exemplos é eficiente.

Por isso, antes de convocar uma reunião, você deve pensar muito bem em qual será o tema tratado e, desta forma, chamar apenas aqueles que estão diretamente ligados ao assunto. E se for necessário chamar a todos, que seja feito, de forma organizada para, novamente, evitar ruídos de comunicação.

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