A rotina de uma empresa envolve uma série de atividades muito importantes ao longo do dia, não importando o tamanho do empreendimento. Neste contexto, é perfeitamente possível que algo passe desapercebido, caso não haja uma organização das tarefas.
Contar com uma agenda de tarefas pode solucionar este problema e, inclusive, aumentar sua produtividade no dia a dia como gestor. Hoje vamos apresentar algumas dicas e motivos para introduzir isto em sua rotina.
Disciplina
O primeiro passo para que a adoção de uma agenda de tarefas seja eficiente e realmente traga benefícios é ter disciplina no registro das tarefas futuras, sem se esquecer de nenhuma atividade.
Neste caso o ideal é que se faça o registro assim que verificar sua necessidade. Por exemplo, se você acabou de entrar em contato com um cliente, e este solicitou retorno, já insira esta tarefa assim que encerrar tal contato (seja por telefone, e-mail ou bate-papo).
Quando você deixa para realizar este registro posteriormente, pode cair justamente no mesmo problema que fez você buscar a utilização de uma agenda: o excesso de atividades, que te fará esquecer, em pouco tempo, o que precisava ser feito.
Planejamento
Com a utilização de uma agenda de atividades você terá capacidade de planejar melhor o que irá realizar nos dias seguintes, tendo em mente os dias em que estará mais ocupado ou com mais tempo disponível.
Tendo noção sobre como você estará ocupado, ou não, nos dias seguintes, ficará mais fácil buscar novas práticas para oferecer um melhor serviço e atendimento aos seus clientes, ou otimizar os processos internos.
O empreendedor que se perde em meio às suas atividades tem muito mais dificuldade em encontrar uma “brecha” na rotina para estudar ou buscar novidades, até mesmo com concorrentes. Este é o primeiro passo para a estagnação do empreendimento.
Produtividade
Muitas vezes deixamos de organizar nossa rotina com o pretexto de que não há tempo para se “perder”, que devemos focar no trabalho, que é o que realmente importa. Na verdade, esta análise deveria ser inversa: se organizar para ter mais tempo.
Tirar um tempo para se organizar melhor, num primeiro momento, pode parecer perda de tempo, mas este período em que você tira o foco das atividades operacionais é facilmente recuperado com o aumento na sua produtividade proveniente desta organização.
Ao criar uma rotina de trabalho organizada, definindo prioridades e agendando o momento certo para cada atividade, você consegue ter mais foco e, desta forma, dar andamento às suas tarefas com mais agilidade.
Notificação
Existem diversas formas que você pode utilizar para realizar o agendamento das suas tarefas. Se formos levar em conta que toda a gestão empresarial está migrando para o mundo digital, não tem porque você não seguir esta tendência com a organização as suas atividades.
Sistemas como o Oficina Integrada, Imóvel Integrado e Nuvem Gestor oferecem, além da possibilidade de agendar suas tarefas ao longo do calendário, ativar notificações que não te deixarão esquecer do que precisa ser feito.
É importante que a agenda de tarefas esteja integrada ao seu dia a dia, tanto para que você tenha acesso rapidamente, como para que você, com o tempo, não se deixe ser levado novamente pela rotina atribulada e não se organize mais como deveria.
