A organização das funções de uma empresa é um grande passo rumo à melhoria dos processos internos e, consequentemente, dos produtos vendidos ou serviços prestados. Um dos modos de realizar tal organização é por meio da definição de um organograma da sua empresa.
Desde pequenas empresas, até gigantes multinacionais, todas elas possuem uma hierarquia entre os cargos. Assim, a função do organograma é tornar esta divisão clara e transmitir esta informação a todas as partes interessadas, sejam elas internas ou externas.
O que é?
O organograma é um documento no qual fica registrado, de forma gráfica, como se distribuem os níveis de hierarquia dentro de uma empresa. O modelo mais comum é o chamado “cascata”, em que os cargos se distribuem de cima para baixo, desde a presidência até à base.
A correta construção de um organograma nos mostra, de forma clara, quais cargos são iguais em nível hierárquico, e também a qual superior cada setor deve responder, além da distribuição dos setores dentro da empresa.
Como criar?
A elaboração de um organograma é relativamente simples, mas requer atenção, para não prejudicar seu entendimento e, por consequência, a eficácia da comunicação interna com relação às informações apresentadas.
Inicialmente você deve listar todos os cargos existentes em suas empresas (inclusive os terceirizados) e descrever, com detalhes, as funções exercidas por cada um deles, além de a quais setores cada um desses pertence.
Feito isso, você deve separar os setores e, dentro destes, definir a ordem hierárquica de todos. Com isso em mãos você já consegue desenhar um verdadeiro “mapa” das funções em sua empresa, e tornar a informação a mais clara possível.
Mais que um documento
Podemos dizer que criar um organograma é relativamente simples, desde que se tenha conhecimento de todas as funções desempenhadas. Mas de nada adianta ter um documento bem formatado se, na prática, o que está registrado não acontece.
Ao definir o organograma da sua empresa, você deve deixar claro aos seus colaboradores que as hierarquias devem ser respeitadas, para o bom funcionamento da empresa. Já no caminho inverso, superiores devem entender que são responsáveis pelos resultados da sua equipe e devem responder por tais.
Se você utiliza sistemas como Imóvel Integrado, Oficina Integrada ou Nuvem Gestor, ao construir seu organograma é possível definir a cada setor um nível de acesso diferente para seus respectivos usuários, garantindo uma gestão eficiente da informação.
