A organização, em casa ou no trabalho, pode melhorar a produtividade, além de diminuir a fadiga no ambiente de trabalho. Mas além da organização de móveis ou dos papéis utilizados, organizar as demandas do trabalho é fundamental. Afinal, com muitas tarefas a fazer, incumbências ou responsabilidades em geral, se perder pode ser fácil. Mas não é necessário. Confira 3 métodos para organizar o dia-a-dia no trabalho.
Kanban
Originado nas fábricas da Toyota, o método Kanban auxilia na administração de tarefas de acordo com o progresso e com a prioridade de cada uma. Ou seja, é um método simples e quase intuitivo para organizar o que tem a ser feito.
Utilizando um quadro como lousa branca, post-its ou até mesmo um software como o Excel, ou um software de gestão, crie três colunas: “Para fazer”, “Em andamento”, e, claro, “Concluído”. Logo, cada atividade iniciada irá de uma coluna para a próxima, e cada atividade finalizada também muda de posição.
Uma das vantagens deste método é que, além de fácil, o progresso se torna mais palpável, demonstrando o quanto, de fato, foi feito.
Ivy Lee
Ivy Lee é o nome do criador desta metodologia de organização do trabalho, que funciona para gestores e colaboradores de empresas de qualquer tamanho. Embora simples, trata-se de um método efetivo. Isto é, com Ivy Lee, a organização do trabalho é realizada anotando, ao fim do dia de trabalho, as 6 tarefas e incumbências mais importantes a serem realizadas no dia seguinte. Um importante detalhe é que estas devem ser anotadas por ordem de prioridade.
Logo, no dia seguinte, a tarefa 1 será a primeira a ser feita, e só será possível passar para a atividade 2 da lista após o término da primeira. Ou seja, as atividades devem ser feitas em ordem, diariamente, conforme a lista elaborada no dia anterior. E isto deve ocorrer todos os dias.
Getting Things Done
Método criado por David Allen e que deu nome ao livro publicado no Brasil como “A arte de fazer acontecer”, o método Getting Things Done é um fenômeno recente. Alavancando a produtividade, seja pessoal, seja profissional, o método GTD possui 5 principais passos:
- Capturar. Este é o momento em que tudo que puder ser anotado, será. Utilize a forma que preferir, mas anote o que deve ser feito.
- Esclarecer. Olhe atentamente para suas anotações e veja o que merece sua atenção e é prioridade e o que não.
- Organizar. Organize aquilo que anotou por categoria e prioridade, definindo prazos para cada ação.
- Refletir. Neste momento, verifique suas prioridades e veja se está de acordo. Escolha, enfim, uma atividade para começar imediatamente.
- Engajar. Finalmente, mãos à obra. Agora sua organização está feita e você já começou o trabalho.
