Como se sabe, empresas prestadoras de serviços lidam diariamente com algo de extrema importância: a organização das ordens de serviço.
Manter esse documento ordenado parece que é uma tarefa fácil. Aparentemente é um simples papel que é necessário que seja assinado após determinado serviço que foi executado. Quem está de fora pode pensar assim.
Todavia, através desse simples papel é possibilitado o controle e as avaliações dos serviços, através dos dados preenchidos nele.
Para tanto, vamos listar alguns itens bastante relevantes que devem estar presentes na ordem de serviço da sua empresa.
Organizando a OS
Para que haja facilidade e praticidade na rotina da empresa, as ordens de serviço devem seguir alguns padrões. Primeiramente ela deve possuir um número. Caso a empresa seja recém-formada, é interessante que comece pelo número 1.
O nome do cliente, bem como o telefone, o endereço para visita, o nome da empresa (em caso de conta empresarial), entram nos dados do cliente, e é importante que sejam bem registrados. Em seguida, é necessário que haja o horário de abertura da chamada em que a ordem de serviço foi requisitada.
É importante também que o nome do técnico que foi executar a ordem seja registrado. Na sequência, é essencial que haja uma pequena lista de registro dos itens utilizados no serviço ordenado, bem como a diferenciação de seu ramo de atuação.
Para que não haja problemas futuros, algumas fotos podem ser incluídas nesse documento. Elas servem para que sejam documentadas as peças que tiveram de ser trocadas ou reparadas, bem como os estados em que elas se encontravam.
É interessante que tenha um campo destinado para possíveis observações. Nesse campo, o técnico poderá, por exemplo, notificar eventuais demandas que ocorreram ou que possam vir a ocorrer no futuro.
Ao final da ordem de serviço, essencial que tenha o espaço para a assinatura do cliente.
Para além da ordem de serviço impressa em papel, e para facilitar a rotina da empresa, todas essas informações documentais podem ser digitalizadas. Dessa forma, fazer ordem de serviço digital pode ser muito mais econômica e prática, evitando inclusive todos os blocos, as pranchetas, e os papéis na empresa, dando adeus de forma definitiva para uma prateleira cheia de pastas.
Para tanto, indicamos o software Nuvem Gestor. Ele foi desenvolvido para gerenciamento financeiro e administrativo de empresas, e garante o controle de diversos setores empresariais. As funcionalidades são várias, desde controle de estoque à cálculo de comissões, inclusive realiza as ordens de serviço de forma rápida e eficiente.
