Embora nos dias de hoje fazer um fechamento de caixa manual não seja a regra, e dinheiro esteja circulando menos, este processo ainda ocorre, e necessita do dobro da atenção. Afinal, manusear o dinheiro do caixa é uma atividade que demanda atenção aos detalhes e também anotações constantes dessas movimentações.
Se a sua empresa trabalha com caixa e o fechamento do caixa é manual, ou tem tido erros e inconsistências frequentes, acompanhe-nos. Organizamos uma lista para você não esquecer do que precisa conferir no fechamento do caixa e como se organizar melhor. Confira.
Deixe a tarefa para uma única pessoa
Se apenas um colaborador for o responsável pelo fechamento do caixa, as chances de erro são menores. Logo, apresentar o processo de fechamento do caixa e a gerência das movimentações para um único responsável pode ser uma ótima maneira de evitar erros e desgastes.
Se nem sempre for possível ter apenas um responsável pela abertura e fechamento do caixa, é importante que outros saibam o processo. Mesmo que seja para ocasiões eventuais, é claro. O que nos leva ao próximo ponto.
Tenha em mente a ordem do processo
É importante saber a ordem do fechamento do caixa, isto é, a contagem das notas, somas, sangrias, suprimentos e a conferência. Além disso, caso encontre inconsistências ou erros, é importante saber onde procurar. Algum produto foi vendido com desconto, ou alguma compra foi paga parcialmente no dinheiro e no cartão?
Logo, saber de cor o processo é importante para o principal responsável pelo caixa. Apesar disso, noções de caixa devem ser conhecidas por todos, para que em emergências ou imprevistos possa ser feito o fechamento de caixa ou anotadas as movimentações sem maiores prejuízos.
Confira todas as entradas e saídas (suprimentos e sangrias)
Quando novos valores são adicionados apenas para ter notas em caixa, este é o suprimento. Já, quando o caixa guarda altos valores e uma parte será retirada por segurança, praticidade ou outra razão, esta é a sangria. Ambas as movimentações devem ser registradas em caixa, caso contrário o fechamento do caixa não terá valor real.
Sempre que uma venda for feita e paga de forma integral ou parcial em dinheiro, esta movimentação precisa estar atrelada a uma anotação ou nota fiscal, por exemplo. Desta forma, é mais fácil realizar conferências e não haver valores sobrando ou faltando em caixa.
Não esqueça da abertura do caixa e confira o fechamento
Ao abrir o caixa no início do expediente, o valor do saldo inicial do dia deve ser anotado. É com base nele que o dia começa, mesmo que haja suprimentos e sangrias depois. Por isso, anotar o saldo inicial é crucial.
Ademais, no fechamento do caixa é importante conferir todas as anotações, vendas, pagamentos de contas com valor de caixa, sangrias e suprimentos. Após todo esse processo, esperamos que o fechamento de caixa da sua empresa seja mais fácil e certeiro.
Caso ache que é hora de utilizar um sistema de gestão para registros de caixa, confira este outro artigo do Blog Mundo Mídia.
