Guia completo sobre como reembolsar o seu colaborador

Saiba como aplicar a política de reembolso na sua empresa

Em certas situações, a empresa é responsável por pagar algumas despesas dos colaboradores. Principalmente, em casos de viagens a trabalho ou qualquer deslocamento do funcionário cuja finalidade é representar a empresa, como visitar um cliente ou participar de algum congresso. Para proteger tanto a empresa, quanto o funcionário, é essencial que exista uma política de reembolso. Confira algumas informações principais que são necessárias neste documento.

Finalidade

Com essa política, o colaborador é informado do que é preciso para a prestação de contas. Para a empresa, a vantagem é reduzir a burocracia, o fluxo  de informações equivocadas, evitar imprevistos, mal-entendidos e controlar melhor os gastos.

O que reembolsar

Quais gastos a empresa vai reembolsar ou não varia de acordo com a realidade e situação financeira de cada uma. Alguns estabelecimentos, possuem um orçamento mais amplo para esse tipo de despesa, reembolsando, então, todos os gastos. A maioria das empresas costumam arcar com custos com transporte, hospedagem e alimentação.

Gastos com turismo, bebidas alcoólicas e presentes não costumam ser reembolsados.

Como montar sua política

De acordo com a realidade da sua empresa, estabeleça o que pode ser reembolsado. É interessante estipular um valor máximo de reembolso, para que o colaborador não extrapole com itens de luxos ou supérfluos. Defina o que pode ser reembolsado. Também estabeleça o que será exigido para o reembolso, se são notas fiscais, cupons fiscais, se devem estar no nome da empresa ou do funcionário. E o principal, informe aos seus colaboradores sobre essas políticas para que elas sejam cumpridas.

Políticas de reembolso são fundamentais para impedir possíveis desgastes e até problemas trabalhistas, visando pela transparência nos gastos. Para ajudá-lo nessa tarefa, conte com um sistema de gerenciamento on-line. Com esse software é possível administrar as contas a pagar, contas a receber, além de emitir relatórios financeiros que vão otimizar as tarefas operacionais da sua empresa.

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