Controlar os gastos é um ponto fundamental para manter o bom funcionamento da sua empresa, evitar problemas futuros, e também poder planejar um crescimento do negócio no futuro.
Muitas empresas pecam ao pensar apenas em como conseguir faturar mais, visando um maior lucro, mas acabam deixando de lado o fato de que, para se obter um lucro significativo, não adianta aumentar a entrada de dinheiro se os custos continuam aumentando.
O controle de gastos envolve uma série de ações que deve partir da área administrativa do negócio e passar por diversos setores. Hoje vamos apresentar algumas destas ações.
Planejamento
O primeiro ponto para garantir o controle de gastos é planejar. Você precisa saber, com antecedência, os custos que sua empresa terá ao longo de um determinado período (por exemplo, um ano).
É necessário um grande esforço e um trabalho minucioso para não deixar passar nada batido. Se algo for esquecido, problemas surgirão no futuro e o controle de gastos ficará prejudicado. Por isso, faça este planejamento com calma, peça ajuda de outras pessoas envolvidas nos processos da empresa e revise sempre o que foi planejado.
Estoque
Uma das grandes fontes de gastos em qualquer empresa é o estoque. Mesmo que seu negócio não envolva a venda de produtos ou serviços que demandem insumos, com certeza você tem um estoque, como por exemplo de material de escritório.
A tendência é de que se tenha um controle maior sobre entradas e saídas no estoque quando tratamos de produtos de maior valor, ou de maior dificuldade na compra. Isto desvia nossa atenção daqueles itens que são mais baratos, mas que também tem um fluxo maior de entrada e saída no estoque.
Desta forma, é necessário manter um controle mais rigoroso das entradas e saídas no estoque, para entender quais produtos demandam uma compra maior de uma só vez (o que pode proporcionar uma melhor negociação com fornecedores), e quais produtos podem ter compras mais esporádicas, em uma quantidade menor.
Agindo desta forma você evita compras desnecessárias ou urgentes, que são as duas principais causas de custos demasiadamente elevados com estoque. Além, é claro, de garantir que não falte nenhum produto quando necessário.
Relatórios
Se você é daqueles empreendedores que utilizam apenas o velho “caderninho”, ou diversas planilhas diferentes para controlar os gastos da sua empresa, tome cuidado. Estes hábitos podem fazer com que você não veja alguns problemas na gestão financeira.
Para ter uma gestão eficiente dos gastos você precisa do auxílio de programas que disponibilizem, de forma rápida e prática, relatórios e gráficos que apresentem um panorama completo de como estão seus gastos, como o de fluxo de caixa.
Sistemas de gestão integrada, que já analisam todos seus dados da organização, e te fornecem os insumos para uma análise financeira detalhada são as melhores soluções. Deste as opções do mercado, temos o Oficina Integrada para oficinas mecânicas, o Imóvel Integrado para imobiliárias e corretores, e o Nuvem Gestor para assistências técnicas e outras micro e pequenas empresas.
Despesas desnecessárias
Ao realizar um bom planejamento e uma análise financeira cuidadosa, com certeza você encontrará pontos nos quais você tem gastos desnecessários e que consomem uma parte considerável do seu orçamento.
Quando se verificam situações assim, o bom gestor não pode ter medo de “cortar” onde é necessário. Algumas medidas podem parecer radicais, mas são necessárias para aliviar o caixa da empresa e proporcionar um aumento nos lucros.
Como você pode ver, o controle de gastos passa, principalmente, por uma abordagem mais analítica da situação, e por evitar “urgências” na gestão do negócio. Agora você pode colocar em prática estas ações e controlar os seus gastos. Bom trabalho!
