Você sabia que se sua empresa realizar uma reunião por semana, com a duração de 2 horas (sabemos que é muito mais) seriam cerca de 6.240 minutos gastos em reuniões por ano. Sabemos também que a maioria das reuniões trazem poucos resultados e não são muito produtivas. Por isso, selecionamos algumas dicas para você otimizar as reuniões da sua empresa e conseguir melhores resultados.
Para iniciar a reunião de forma leve e descontraída, chame a atenção de todos para aquele momento. Peça para que cada um cite rapidamente uma conquista profissional ou pessoal daquela semana. Com isso, você vai criar uma atmosfera de atenção e motivação em participar daquele encontro.
Busque criar um ambiente onde as pessoas possam compartilhar suas ideias sem julgamento. É preciso que os colegas tenham o interesse de acrescentar na solução proposta pelo outro, e não julgá-la.
Antes de tomarem uma decisão, discuta as vantagens e desvantagens dessa proposta. A princípio, pode parecer demorado, mas evita que sua empresa tome uma decisão precipitada e marque outra reunião para resolvê-la.
Mantenha a reunião em um limite de no máximo 10 pessoas. Mais que isso, acaba sendo inviável por dois motivos: a demora em encontrar um horário que concilie na agenda de todos e muitas pessoas presente, podem dispersar os assuntos da pauta.
Falando em pauta, procure definir uma e siga. Assim que todos os pontos forem resolvidos, encerre a reunião. Só acrescente um novo assunto, se for de extrema urgência.
Procure delimitar o tempo da reunião e busque não ultrapassá-lo. Uma dica para otimizar o tempo é reduzir o horário. Por exemplo, se você marcar uma reunião de duas horas, pode ser que você estenda demais os pontos para que eles durem duas horas. Que tal reduzir para uma hora? Desse modo, você vai passar apenas o realmente necessário para seus colaboradores, não prolongue demais o simples.
Os sistemas de gerenciamento on-line são ferramentas que ajudam a emitir fiéis relatórios sobre a realidade da empresa. Como avaliações de vendas, do estado do estoque, da situação financeira e muitos outros. Assim, com os relatórios prontos, você gasta menos tempo preparando a reunião. Excelente dica, não é mesmo?
