Como fazer uma boa gestão do seu estoque

Como fazer uma boa gestão do seu estoque

Boa parte dos empreendedores ou gerentes já tiveram, em algum momento, problemas com falta de produto em estoque, seja para a venda, seja para uso interno no dia-a-dia ou nos serviços prestados. Em qualquer um dos casos esta falha acarreta em atrasos, dor de cabeça e até mesmo prejuízo.

Uma das causas para este problema está justamente na gestão do estoque. Ter bem documentado todos os itens, bem como marca, tamanho, modelo e outras informações, faz com que o responsável pela gestão e pelas compras possa saber exatamente o que tem estocado e, aliado aos processos internos bem desenhados, prever o momento certo de repor o estoque de determinado produto.

Mas como garantir a boa gestão do seu estoque de forma prática, sem grandes alterações na rotina do seu negócio? Veja abaixo as situações que você deve evitar para conseguir manter seu estoque sempre em ordem.

“Vou retirar só uma peça do estoque, daqui a pouco eu registro”

Frases como esta são ditas frequentemente dentro das empresas. Quando o funcionário não entende a importância de se manter um estoque bem organizado, certas atitudes que ele toma lhe parecem inofensivas. Neste exemplo ele pensa que o tempo gasto em registrar a retirada do estoque não compensa, pois foi apenas uma simples peça e alguém está esperando por ela. Passa-se um tempo e ele já esqueceu de fazer o registro.

Realmente, um item simples praticamente não impactaria no dia-a-dia da empresa. Mas quando atitudes como a do exemplo se repetem com frequência acabam transformando esta atitude em hábito. Após certo tempo você vai perceber que no registro constam várias unidades daquele produto, mas na realidade podem não haver mais nenhum no estoque.

Por isso, mantenha e cobre de seus colaboradores a rotina do registro imediato da movimentação do estoque, seja de entrada ou de saída. Isto evita o esquecimento e garante a atualização em tempo real.

“Vou registrar só o nome do produto”

Esta é uma falha muito comum. O colaborador responsável apenas registra qual produto está entrando no estoque (no caso de alguns, somente a marca) e deixa de lado as características do mesmo. Dados como comprimento, largura, diâmetro, volume, entre outros, podem diferenciar a forma do uso ou para que situação tal produto é usado.

Assim, o registro completo dos dados do produto se faz necessário, não só para evitar enganos no momento da atualização, mas também para evitar que o estoque seja superestimado.

“Posso registrar em qualquer unidade”

Imagine algum produto líquido do seu estoque. Na primeira compra o volume foi registrado em mililitros. Já na segunda compra em litros. O mesmo serve para centímetros e polegadas. De qualquer forma esta forma de registro sem padrão prejudica a construção de um histórico de utilização do item.

O mesmo serve para quando se utiliza termos como “caixa”, “garrafa”, “vidro” como unidade de medida. Esta atitude é completamente errada e prejudicial ao estoque, pois seu fornecedor pode variar a quantidade de produto dentro do recipiente, mas seu nome continuará o mesmo. Em um momento uma caixa pode conter cinco unidades, em outro nove. O ideal é utilizar a menor unidade possível.

“Posso colocar este produto em qualquer lugar”

A falta de organização dentro do seu estoque é altamente prejudicial à gestão. Quando cada produto tem seu local definido e mapeado fica muito mais fácil encontra-lo quando necessário. Já quando o local está desorganizado gasta-se tempo excessivo para a mesma tarefa, com o risco adicional de não se encontrar algo e interpretar isso como a falta daquele determinado produto, gerando uma compra desnecessária.

Em casos onde são estocados produtos perecíveis este problema se agrava, pois, os itens “esquecidos” podem ultrapassar a data de validade e se deteriorar. Uma forma muito utilizada para a organização de estoques em geral é a PEPS, “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” (do inglês FIFO, “First In, First Out”). Os itens do estoque são dispostos de modo que os mais antigos estejam mais próximos do alcance.

“Vou registrar tudo em papel e guardar”

Além de prejudicial ao meio-ambiente, o uso excessivo de papel nos registros de movimentação do estoque (e de outros setores) aumenta o risco de perda de informação. Hoje em dia temos softwares como o Nuvem Gestor e o Oficina Integrada que garantem a gestão completa do seu estoque, registram as entradas e saídas e já constroem os relatórios com base nesses dados, de forma muito prática. Neste e em outros casos a tecnologia é uma das grandes aliadas do seu negócio.

 Nuvem Gestor | Sistema de Gestão Online

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