Como criar e enviar um orçamento para seu cliente

Uma das grandes dúvidas de quem trabalha com prestação de serviços de manutenção é sobre como criar, da maneira correta, um orçamento para seu cliente que, além de informar o que será realizado, ainda contribua para que ele tome a decisão por contratar o serviço da sua empresa, e não de um concorrente.

A cada dia que passa os clientes estão mais exigentes quanto à qualidade do atendimento, e também estão mais atentos a cada detalhe envolvendo o serviço que contratarão. Por isso você deve dar uma atenção especial aos orçamentos gerados por sua empresa. Vamos apresentar, aqui, alguns pontos relevantes sobre este assunto.

Nuvem Gestor | Sistema de Gestão Online

Completo e detalhado

O orçamento tem como função descrever exatamente o que será contratado, caso o cliente opte por fechar com sua empresa. Ao ser recebido e analisado, deve deixar claro os serviços a serem prestados, os materiais utilizados (caso sejam cobrados), os valores e prazos estabelecidos.

Um bom orçamento traz listados todos os serviços, de forma que o cliente consiga entender realmente o que será feito, sem gerar confusão. Quanto aos produtos, também deve ser bem descritos e, se possível, ainda deve-se citar o fornecedor, como forma de garantir a qualidade.

Algo que facilita muito nestas listagens é gerar o orçamento diretamente do sistema de gestão, possibilitando buscar produtos e serviços diretamente do cadastro. Isto garante padronização de nomenclaturas, códigos e valores cobrados.

Prazo correto

Muitos empreendedores pecam ao pensar que, como o orçamento é mais uma arma para convencer o cliente a fechar negócio, devem prometer de tudo para conquista-lo. Entre estas promessas está o prazo para entrega, onde muitos apresentam um valor abaixo do que é possível de se praticar, apenas para criar uma boa impressão.

Com relação a este prazo, você deve ser sincero e informar a data em que realmente será possível finalizar o serviço. Apresentando um prazo menor você pode até conquistar o cliente por uma vez, mas o possível atraso fará com que ele repense a possibilidade de contratar sua empresa no futuro.

Para solucionar este problema é preciso focar em outros atributos para gerar valor ao cliente. Se houver questionamento sobre o prazo, deixe claro que o mesmo está de acordo com a qualidade do serviço que será prestado e que, ao final, será um bom custo-benefício.

Envio

Precisamos tratar os orçamentos gerados pela empresa como documentos. Por isso, precisa ser enviado de forma que o cliente possa arquivá-lo e realizar consultas quando achar necessário.

Desta forma, a melhor maneira de enviar um orçamento ao seu cliente é salvá-lo em formato PDF e enviá-lo por e-mail, possibilitando que seja arquivado no e-mail. Para facilitar e agilizar o contato, pode-se realizar o envio também por SMS, ou por aplicativos de mensagens, como o WhatsApp.

Integração

Por fim, ter a geração de orçamentos integrada a um sistema de gestão torna todo o processo muito mais ágil. Podemos, por exemplo, transformar um orçamento em uma ordem de serviço assim que o cliente o aprovar, aproveitando todos os dados já inseridos. Isto, além da possibilidade de padronização de dados, citada acima.

Os sistemas Oficina Integrada e Nuvem Gestor oferecem estas e muitas outras funcionalidades que facilitam o dia a dia da prestação de serviços. Você pode gerar a OS a partir do orçamento, atualizá-lo em tempo real, e ainda criar alertas e lembretes para cada etapa. Além disso, seu cliente pode acompanhar o andamento da ordem de serviço pelo seu site, e você pode medir sua satisfação ao final. Clique aqui e conheça mais sobre os sistemas!

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