A boa gestão de qualquer empreendimento passa por saber como estão as finanças, o andamento dos serviços, a satisfação dos clientes, além de muitas outras informações relativas à rotina da empresa.
Neste caso, a chave do sucesso é poder contar com a disponibilidade de dados concretos, precisos e, principalmente, confiáveis. Caso contrário, mesmo que o empreendedor tenha a iniciativa de analisar os dados do seu negócio, ainda existe a chance de termos informações não condizentes com a realidade, o que prejudica a gestão.
Quando o empreendedor tem em mãos relatórios gerenciais precisos, obtidos de forma confiável, é possível utilizar as informações geradas em diversas tomadas de decisão, visando o crescimento da empresa. Hoje veremos como é possível obter bons relatórios gerenciais, e como utilizá-los na sua rotina de gestão.
Sistemas Integrados
Um dos principais problemas relacionado à análise de dados é a fonte de tais informações. Muitos empreendedores realizam a gestão do seu negócio utilizando diversas ferramentas desconectadas, tais como planilhas, documentos, cadernos, etc.
Quanto mais fontes de dados, maior o risco de preenchimentos errados, falhas de comunicação e outros problemas que, inicialmente, podem passar desapercebidos, mas impactarão no momento em que as informações se tornarão ações futuras.
Desta forma, quando o empreendedor conta com um sistema de gestão integrado, os relatórios gerenciais obtidos se tornam muito mais confiáveis, pois as informações (clientes, contas, serviços, etc.) serão originadas de um mesmo lugar.
Além da confiabilidade, a utilização de sistemas integrados permite um aumento de produtividade relacionado à construção de relatórios gerenciais, uma vez que o próprio sistema será responsável pela compilação dos dados e apresentação em forma de relatório, ou gráfico.
Periodicidade
A efetividade na utilização de relatórios gerenciais em empresas está intimamente ligada à periodicidade em que tais dados são analisados. Cada informação tem um prazo para que a sua utilização acarrete em algo positivo para a empresa.
O fluxo de caixa da empresa, por exemplo, pode ser analisado semanalmente, mensalmente ou semestralmente. Quando se tem um período maior de análise é possível visualizar certas características ou tendências que poderão se transformar em ideias de como otimizar os custos, assim, aumentar o lucro.
Já relatórios de satisfação do cliente podem ser analisados em diferentes períodos a título de comparação. Entender o motivo de em certo momento os clientes estarem mais satisfeitos em relação a outros faz com que algumas ações sejam tomadas para retomar, ou ultrapassar, tal nível de satisfação.
Formato
Para uma análise correta de informações gerenciais, estas devem ser apresentadas no formato que torne mais fácil o seu entendimento e a utilização das mesmas como fonte de inspiração para novas ações.
Quando se deseja observar a evolução de determinado quesito ao longo do tempo, por exemplo, é desejável apresentar as informações em formato de gráfico, seja de linha ou de barra.
Por outro lado, se a intenção é analisar as contas do período, quais foram as origens das entradas e saídas, e seus respectivos valores, pode-se apresentar os dados em forma de tabela, ou em uma listagem, contendo totais e subtotais.
Agora, o próximo passo é organizar seus dados, seguir as dicas acima, e projetar ações para o crescimento do seu empreendimento. Bom trabalho!
