Quem trabalha com serviços de manutenção, como oficinas mecânicas e assistências técnicas, recebe todos os dias clientes com os mais diversos tipos de problemas a serem resolvidos, e nem sempre é fácil se organizar no meio de tantas atividades.
Cada serviço, para ser bem executado, exige uma série de etapas definidas. Desta forma, confiar apenas na memória dos colaboradores envolvidos no processo é um risco. Justamente para evitar esta necessidade existe o checklist de serviços.
Neste checklist temos todas as etapas de determinados serviços. Hoje vamos ver qual a importância de se contar com isto em sua empresa, além de como elaborar modelos para o seu negócio.
- Padronização do serviço
- Confiança do cliente
- Organização na empresa
- Visualização mais fácil
- Como elaborar um checklist
Padronização do serviço
Em qualquer empresa de manutenção existe rotatividade de funcionários, além de mais de um colaborador para desempenhar as mesmas funções. Desta forma, se não há um direcionamento para o trabalho em cada processo, a empresa fica refém do profissional que o desempenha.
Com o checklist este problema é minimizado, uma vez que o passo-a-passo de cada serviço está descrito, inclusive de forma que o colaborador possa marcar o que já foi feito e o que ainda falta.
Confiança do cliente
Você consegue transmitir muito mais confiança ao cliente quando deixa claro ao mesmo as condições em que encontrou o objeto da manutenção (carro, celular, notebook, etc.), bem como o que será feito para reparar os danos encontrados.
O cenário descrito acima é possível com a utilização do checklist, pois você pode elaborá-lo após a vistoria inicial e já apresentá-lo ao cliente, podendo inclusive recolher a assinatura do mesmo, tendo assim mais uma garantia do serviço.
Organização na empresa
Imagine que sua empresa não possua padrão ao realizar os serviços de manutenção, ficando a cargo dos próprios colaboradores definir a ordem dos processos, o modo de reparação, etc. Como seria possível passar um prazo mais preciso ao cliente para a finalização do serviço?
Já com a utilização do checklist você consegue ter mais segurança para dizer ao seu cliente quando o serviço será finalizado. Além disso, é possível ter um melhor planejamento com relação a ações na empresa, como reformas, aumento de capacidade, entre outras.
Visualização mais fácil
Um checklist bem organizado permite, tanto ao mecânico quanto ao cliente, visualizar mais facilmente onde estão os defeitos que devem ser reparados, bem como a ordem do que precisa ser feito.
Para tanto, você pode incluir imagens dos defeitos neste checklist, e também ilustrações que detalham os locais dos reparos. Tudo isso, além de contribuir para a organização do trabalho, também auxilia no aumento da produtividade dos funcionários.
Como elaborar um checklist
Os sistemas Oficina Integrada e Nuvem Gestor permitem a criação de checklists completos, e com a possibilidade de inserção de imagens em cada ordem de serviço. Criar e utilizar os checklists é muito fácil!
Para configurar um checklist, clique em “Configurações” e “Checklists”. Serão exibidos os checklists já cadastrados no sistema. Você pode editar um já existente ou adicionar novos. Para isso, clique em “Novo Checklist”, digite qual o título e clique em “Salvar”. Para inserir os itens do checklist, clique no ícone “Adicionar”, digite a descrição e clique em “Adicionar”. Você pode incluir quantos itens desejar e escolher a foto padrão de cada checklist.
Dentro da ordem de serviço você pode incluir quantos checklists desejar clicando em “Checklist” e, depois, em “Adicionar”. Para adicionar imagens ao checklist, basta clicar em “Galeria de Fotos”. É possível enviar fotos pelo computador ou diretamente de um smartphone utilizando um leitor de QR code. Caso não tenha esse aplicativo instalado no aparelho, ele pode ser adquirido na Google Play pelo link.
Para imprimir o checklist, clique em “Checklist” e em “Visualizar Impressão”. Defina o que você deseja apresentar na mesma e clique em “Imprimir”.
