Você já teve a impressão que as atividades da sua empresa têm demorado um tempo excessivo para serem concluídas? Os atrasos têm sido recorrentes nas entregas de demanda ou realização de serviços? O problema pode estar na gestão do tempo.
Quando gestor e equipe passam a considerar oito horas por dia tempo insuficiente para concluir suas tarefas, é momento de repensar algumas atitudes, processos e costumes, para que a entrega de resultados ocorra de forma mais eficiente.
A falta de produtividade dentro da empresa pode trazer, a longo prazo, consequências que vão além das financeiras. Com o tempo os funcionários podem ficar desmotivados, estressados, ou se prenderem às suas zonas de conforto, dificultando a evolução da empresa, conquista de novos clientes, ou inovação nos produtos ou serviços oferecidos.
Com um bom gerenciamento do tempo em seu negócio, é possível melhorar o desempenho da equipe, reduzir custos e, inclusive, implementar melhorias que poderão aumentar o número de clientes e o faturamento. Por isso, veja alguns pontos que você pode focar para melhorar a gestão do tempo na sua empresa.
Trabalhe com prazos
Uma ótima maneira de instigar sua equipe a trabalhar de forma eficiente é definir prazos para a execução de cada atividade. Quando se estabelece esta meta de tempo, o colaborador passa a ter um objetivo pelo qual se esforçar, podendo aumentar sua dedicação à tarefa.
Após entender muito bem a complexidade de cada processo, você pode estabelecer prazos para a execução, e também pode atrelá-los a algum tipo de bonificação ou punição ao colaborador, por cumprir ou não. Isto também estimula a competitividade saudável, o que é muito benéfico à empresa.
Evite a procrastinação
Esta dica vale tanto para colaboradores quanto para gestores. Em muitos casos a falha no gerenciamento do tempo ocorre porque acaba-se dedicando muito tempo para tarefas que nem sempre estão ligadas às atividades da empresa.
A procrastinação, muitas vezes, nem é percebida. Por isso é preciso ficar sempre alerta se a equipe, ou parte dela, está deixando de executar tarefas importantes e focando em outras coisas, como conversas de outros assuntos, tarefas não tão importantes, ou até mesmo no uso de redes sociais.
Isso não significa que a empresa deve ser engessada. Devem haver momentos de descontração, justamente para que os colaboradores possam descansar tirando o foco do trabalho. Neste sentido, ações simples podem auxiliar, como horário de café em local fora da estação de trabalho, ou até mesmo happy hours após o expediente. Lembre-se que tanto a procrastinação, quanto a rigidez em excesso, fazem mal para qualquer empresa.
Delegue tarefas
Esta dica é mais direcionada a gestores. É comum que pessoas nesta posição, quando percebem que certas atividades não estão sendo desempenhadas da forma correta, tomam para si mesmas a responsabilidade de executá-las, se sacrificando em prol do resultado final.
O problema quando se toma esta atitude é que o gestor deixa de lado as atividades inerentes à sua posição, que normalmente são de cunho mais estratégico. Em um primeiro momento o impacto disso não é percebido, mas no futuro nota-se a falta de evolução da empresa diante dos concorrentes.
Além disso, se alguém precisa assumir alguma atividade, consequentemente o colaborador que era responsável pela mesma entra em sua zona de conforto, pois sempre terá alguém para cobrir sua ineficiência.
Organize atividades
Ao analisarmos as três recomendações acima, agora temos atividades dentro da empresa com prazo, importância e responsável definidos. Com isso é possível organizar o dia a dia da empresa com cada uma das atividades.
Se você conta com sistemas de gestão como Imóvel Integrado, Oficina Integrada ou Nuvem Gestor, tem à sua disposição funcionalidades como agenda e calendário que organizam as tarefas do seu negócio. Os dois últimos também contam com um excelente gerenciamento de ordens de serviço, que organizam o fluxo de trabalho dentro da empresa. Clique aqui para saber mais.
Levando em conta esta organização, evite também acumular muitas atividades para serem realizadas ao mesmo tempo. Defina graus de prioridades e ordene a execução destas tarefas. Quando se faz muitas coisas ao mesmo tempo, é grande a possibilidade de não desempenhar um bom trabalho.
Agora que você já sabe como gerenciar o tempo em sua empresa, impulsione seus resultados com uma boa organização. Bom trabalho!
