Como gerenciar contas a pagar e receber

Como gerenciar contas a pagar e receber

A rotina do empreendedor envolve diversos controles e métricas que garantem o bom funcionamento da empresa ao longo do tempo. Podemos citar, entre os controles mais básicos, o de contas a pagar e receber.

Todo negócio, independente de tamanho ou ramo de atuação, gera contas a pagar para manter o seu funcionamento. São contas como água, energia elétrica, aluguel, etc. Por outro lado, a empresa tem suas contas a receber, que na maioria das vezes são os pagamentos parcelados por produtos ou serviços.

Mesmo para micro e pequenos empresários, a quantidade de contas a pagar e receber pode gerar confusão no gerenciamento. Esta situação pode trazer, no futuro, uma série de problemas e surpreender o empreendedor com dívidas inesperadas. Por sorte, fazer a gestão destas informações pode ser muito simples, e você verá no texto de hoje como realiza-la.

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Disciplina no registro

O primeiro passo para uma boa gestão de contas é a necessidade de disciplina por parte da pessoa responsável pelo registro das mesmas. Nada pode ser esquecido ou negligenciado, bem como também deve-se atentar aos erros, principalmente dos valores.

Quando se cria uma rotina de registro das contas, fica mais fácil o controle preciso do quanto vai entrar e sair do caixa em um determinado período. Também fica mais fácil detectar qualquer erro, uma vez que o volume de registros é menor

O ideal é que o registro seja feito no momento que a conta (a pagar ou receber) é gerada, para evitar esquecimentos. Ao final do dia, é recomendável a revisão das informações, na busca por falhas.

Cuidado aos detalhes

Não basta apenas registrar todas as contas, no momento certo, e sem erros. Também é necessário que cada conta seja detalhada, com itens como nome da pessoa ou empresa, data, motivo da conta, forma de pagamento, vencimento, contatos, entre outros pontos.

Este detalhamento facilita o gerenciamento das contas, seja por possibilitar um melhor rastreamento, ou então para permitir sanar dúvidas e realizar correções no futuro. Sem este detalhamento, as contas podem se perder ou se misturar e a falta de pagamento pode passar desapercebida.

Evite parcelamentos e pague em dia

Pagar contas de forma parcelada muitas vezes é a única saída para momentos em que a realização de algum investimento se faz necessária, mas o empreendedor não tem condições de desembolsar um valor mais alto de uma só vez.

O problema é quando o parcelamento de contas deixa de ser uma solução ocasional para se tornar algo constante na rotina da empresa. Ao parcelar valores sem necessidade, cria-se a falsa impressão de que o valor a ser pago no mês é baixo, mas se esquece de que a dívida continuará ao longo de mais tempo.

Este parcelamento ainda traz o risco da incerteza, pois hoje você sabe que seu negócio tem condições de arcar com aquele valor, mas no futuro você pode ser surpreendido por problemas que prejudicarão seu caixa e comprometerão a possibilidade de pagamento.

Desta forma, sempre que possível prefira realizar pagamentos à vista. Além de deixar o seu caixa livre nos próximos meses para possíveis novos investimentos, você não precisará se preocupar com as taxas e juros decorrentes do parcelamento.

Caso você tenha parcelado uma conta, mas em determinado mês verificou que tem condições de pagar além do valor da parcela, opte por adiantar a mesma. Com isso, além de diminuir o tempo para quitar a dívida, você pode receber algum desconto, dependendo do que foi negociado previamente.

Faça cobranças e renegocie

Com relação às contas que você tem para receber, nunca deixe de cobrar os clientes em débito. Da mesma forma que você precisa quitar suas dívidas regularmente, assim também deve ser com seus clientes.

Uma boa gestão permite ver, até mesmo com antecedência, o que você tem para receber de pagamentos no mês. Desta forma, fica mais fácil lembrar seu cliente sobre o valor devido.

Tanto para as contas a pagar, quanto para aquelas a receber, a renegociação é uma ótima saída para evitar o não pagamento de uma dívida. Deve ser algo bom para as duas partes, garantindo ainda a fidelização do cliente.

Tenha um sistema para gerenciar contas

Para facilitar o gerenciamento de contas a pagar e receber, você precisa contar com um sistema que organize todos estes dados e te mostre, de forma rápida e prática, a real situação da empresa.

Entre as melhores soluções para a gestão do seu negócio, você encontra sistemas como o Imóvel Integrado, Nuvem Gestor e Oficina Integrada. Todos são soluções em nuvem (100% online) para gerenciamento dos serviços, da parte financeira, cadastro de clientes, e muito mais!

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