A qualidade das reuniões deve estar diretamente ligada a um planejamento prévio e eficaz, por questão de tempo, foco e produtividade.
As reuniões fazem parte da rotina de muitas empresas, para não dizer todas. Porém, muitas reuniões acabam se tornando inúteis, desperdiçam muito tempo e não resolvem o que deveriam. Assim sendo, é importante que se coloque um limite quantitativo e qualitativo nas reuniões da empresa. A ‘quantidade’ deve estar intimamente ligada à necessidade real, com exceção das importantes reuniões periódicas para troca de informações, onde há participação.
Eficiência x eficácia
Segundo Peter Drucker, o Pai da Administração moderna, eficiência é fazer as coisas do modo certo, como realizar as operações com menos recursos e menos tempo, menor orçamento, etc.; eficácia é fazer as coisas certas. Resumindo, fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de pessoas, tempo, etc.), deveria ser uma regra seguida pelos líderes modernos.
Reuniões eficazes alinham estratégias (conceitos) e testam táticas (formas), em busca de resultados eficazes. O líder eficaz mantém sua equipe atualizada, colhe feedbacks, cria processos coletivos e individuais para a integração das mudanças e coloca todos no mesmo alinhamento. Todos se sentem como parte integrante do todo da empresa. E, como ninguém gosta de ser só mais uma peça a ser movida, o verdadeiro líder cuidou disso antes, quando ouviu as ideias dos liderados e os estimulou a compartilhar seus anseios, emoções e sensações com a equipe.
Reuniões eficientes são cansativas, duram horas e os assuntos muitas vezes se perdem. Como naqueles encontros que ninguém quer participar ou prestar atenção, mas vão porque ninguém quer questionar um comando do chefe. É comum o eficiente entediar pessoas, ao percorrer todos os detalhes de coisas que jamais serão aplicadas. Assim, deixam de aproveitar oportunidades que se apresentam nas reuniões, como elevar o nível de autoestima dos liderados, mostrar a importância do trabalho dos colaboradores e o quanto eles poderão crescer na empresa.
As reuniões podem ser produtivas e cativantes, desde que o objetivo da mesma seja inteligível a todos e bem norteado. Provoque a participação ativa dos presentes e estimule diálogos abertos que tragam novas ideias. É importante tratar tudo com clareza, com todos, quando decidir acionar uma decisão.
Gerenciar o tempo planejado para terminar uma reunião é de suma importância, valorize-o resolvendo no início o que ficou decidido anteriormente. Nunca desvie sua atenção dos assuntos planejados, mas reserve um tempo à humanização, estimulando a inicial confraternização humana que sempre ocorre.
O péssimo hábito de procrastinar precisa ser eliminado das reuniões de trabalho e também da vida. Note que adiar ações costuma ser um hábito dos procrastinadores, que costumam habitar em zonas de conforto. Se for o seu caso, saia já dessa, porque a procrastinação vicia, gera infelicidade e destrói carreiras profissionais.
