Toda empresa busca por aumentar sua produtividade, e o uso de checklists pode ser uma ótima forma de conseguir isso. Confira a seguir como fazer um checklist corretamente e aumente sua produtividade de maneira eficaz.
1. Defina um objetivo e faça um plano
Ter um objetivo claro em mente é a parte fundamental para garantir o sucesso da sua checklist. Coloque tudo que não pode ser esquecido, como reuniões e tarefas importantes que levarão você a concluir seu objetivo. Pense sobre aquelas que são necessárias para que no final a meta seja conquistada. Quebre seu objetivo em tarefas menores e que sejam possíveis de serem realizadas no tempo determinado.
2. Coloque as tarefas por importância
Sempre ao montar a checklist coloque as tarefas mais importantes no começo da lista, e deixe as menos importantes apenas se der tempo. Além disso, verifique se todas as atividades listadas são realmente necessárias para alcançar sua meta, ou se elas estão ali apenas para bonito. Descarte aquelas que não irão trazer retorno para chegar a sua meta.
3. Crie um checklist a prova de erros
Utilize a tecnologia a seu favor, nem sempre o papel é um bom amigo na hora de fazer uma checklist. Existem diversos aplicativos próprios para criação de checklists com mais chances de sucesso. Utilize algo que sempre esteja na sua visão para que o foco não seja perdido e tente colocar um tempo máximo de realização para cada atividade. Ficar o tempo todo só em uma tarefa pode tirar o fluxo e dar a sensação de não ter rendido no final do dia. Portanto, coloque um tempo e se preciso volte para ela mais tarde.
4. Valide sua checklist de tempos em tempos
Naturalmente imprevistos acontecem e reuniões surgem, por isso sempre que necessário atualize sua checklist. Coloque as tarefas por importância, como já citado, de forma que você saiba quais precisam ser feitas no dia e quais podem ser colocadas na checklist do outro dia. Estabeleça prazos de acordo com as tarefas e até quando você quer atingir determinado objetivo. E claro, sempre verifique se sua checklist está tendo um bom rendimento, se isso não está sendo alcançado talvez uma mudança pode ser feita, seja de tarefas ou de formato. Talvez experimentar novos aplicativos pode ser uma boa forma, até encontrar aquele que se adequa melhor a sua rotina.
5. Use seus dados a favor da sua produtividade
Uma das vantagens de utilizar uma checklist digital é poder checar ela em qualquer lugar e a qualquer momento. Até mesmo compartilhar com outros membros da equipe, de forma que eles saibam quais horários estão disponíveis para marcar reuniões, por exemplo. Além disso, alguns aplicativos permitem colocar anexos, documentos e também imagens. Trazendo uma maior interatividade que pode ajudar na agilidade do dia a dia.
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