A emissão correta de notas fiscais é uma das grandes preocupações do administrador moderno. Afinal, quando qualquer dado é inserido incorretamente, podem ocorrer problemas futuros com a contabilidade, Receita Federal ou outros órgãos regulamentadores. Por isso, é preciso ter atenção dobrada quando o serviço é feito manualmente.
Primeiramente, é necessário ter o seu certificado digital do tipo A1 ativo e em dia. Ele funciona como a identidade virtual para pessoas físicas e empresas e é através dele que é possível assinar documentos on-line com validade jurídica. Sem esse formulário, a validade da nota é afetada e/ou a empresa fica até mesmo impedida de emitir notas e enviá-las para a SEFAZ.
Lembrando que, quando há qualquer erro de preenchimento, a nota também é recusada, o que compromete as atividades da empresa. Atualmente, existem inúmeras ferramentas que permitem a emissão automática e praticamente instantânea de notas fiscais.
Uma das ferramentas mais famosas são os softwares de gestão on-line, que se popularizaram exponencialmente nos últimos anos. O Nuvem Gestor, por exemplo, permite emitir notas automaticamente e ainda reduz os erros de preenchimento. Além disso, ele reúne diversos dados da empresa. Dentre eles, a quantidade de produtos em estoque, o volume mensal de vendas e também os relatórios financeiros. Dessa forma, já fica tudo salvo no sistema e não é preciso se preocupar com o cadastro de cada detalhe a cada nova transação.
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Quando o assunto é emissão segura de notas fiscais, não podemos deixar de alertá-lo contra a emissão das chamadas “notas frias”. São notas falsificadas ou adulteradas para comportar ou mascarar operações ilegais. Um crime comum é a transferência ilegal de ICMS, onde o criminoso emite a nota fria, no nome da sua empresa, sem o seu conhecimento.
Quer mais segurança no processo de emissão? Atente-se ao preenchimento de dados, esteja com os formulários e cadastros relevantes em dia e invista em um software de gestão on-line. Para saber mais dicas e informações sobre gestão ou o mundo do empreendedorismo em geral, continue acompanhando o nosso blog!
