A Importância de uma boa Recepção aos Clientes

Você sabe que imagem seus clientes têm da sua empresa? Muitos negócios focam extremamente na qualidade de seus processos e serviços, para ofertar o melhor aos seus clientes. Obviamente esta preocupação deve existir, mas há algo que é visto em sua empresa muito antes dos produtos e serviços: a recepção.

Seja pessoalmente, por telefone ou por meio eletrônico, os primeiros contatos que seu possível cliente tem com sua empresa vão dizer muito sobre como será esta relação e se realmente haverá fechamento de negócio. É como diz o bom e velho ditado, “a primeira impressão é a que fica”. Uma boa imagem inicial passa credibilidade ao negócio, gerando maior confiança.

Outro engano comum é pensar que, após o cliente fechar o negócio, o mesmo pode ser “abandonado” pela empresa. Quantas vezes já não vimos reclamações públicas sobre algum produto ou serviço que não atingiu as expectativas de quem adquiriu. Em boa parte das vezes esta insatisfação só veio a público porque anteriormente o cliente tentou uma solução diretamente com a empresa, mas não obteve sucesso, graças a um atendimento de má qualidade. Lembre-se dos perigos de clientes detratores, que citamos no post “Como Cuidar da Satisfação dos Seus Clientes?”.

Mas você sabia que com simples ações é possível aumentar o nível da sua recepção. Vamos te dar algumas dicas:

Contrate pessoas com o perfil adequado

Nem todo mundo tem as características pessoas necessárias para assumir uma função de secretário(a) ou recepcionista. É preciso que o candidato apresente boa comunicação, tenha simpatia e esteja aberto às regras determinadas pela empresa com relação ao comportamento, vestuário, entre outras, já que esta pessoa será a “cara” da empresa.

Invista em capacitações

curso_ead_treinamento_secretaria_recepcionista_universidade_nuvem_certificadoConhecimento nunca é demais, correto? Portanto, invista constantemente em treinamentos e capacitações aos colaboradores da área. Com o avanço do Ensino à Distância (EaD) isto ficou ainda mais fácil, pois não é preciso sequer sair do ambiente de trabalho para se capacitar. Existem várias instituições de ensino neste formato, uma delas é a Universidade Nuvem, que oferece o treinamento específico para Secretários(as) e Recepcionistas. São diversos conteúdos relevantes ao setor, como elaboração de documentos, e-mail e carta comercial, regras de recepção aos clientes, métodos para melhoria na comunicação, entre outros. O treinamento é feito 100% online, ministrado por profissionais altamente qualificados e, ao final do curso e de uma avaliação, o participante tem direito a um certificado reconhecido nacionalmente. Conheça mais acessando www.universidadenuvem.com.br.

Ofereça boa infraestrutura

Muitas empresas possuem excelentes profissionais para recepcionar seus clientes, porém não oferecem o material necessário para que esta recepção contribua para uma experiência agradável do cliente com o negócio. Por isso é fundamental investir em equipamentos em bom funcionamento, como computadores ou tablets, telefone, celular, etc. Lembre-se que estamos na era digital, portanto papel e caneta já não são o suficiente. Há também sistemas de gestão, como o Oficina Integrada, Imóvel Integrado ou Nuvem Gestor, que podem contribuir ainda mais, oferecendo cadastro de clientes, agendamentos, questionários online, geração de ordem de serviço e nota fiscal e diversas outras utilidades. Este conjunto facilita para que o foco do(a) secretário(a) ou recepcionista esteja mais direcionado à satisfação do cliente.

Mantenha a equipe atualizada

Um grande foco de insatisfação no contato do cliente com a empresa é o fato de nem sempre o(a) secretário(a) ou recepcionista estar por dentro de tudo o que acontece no negócio, principalmente sobre quais são as novidades apresentadas ao público em geral. Lembre-se, mais uma vez, que estas pessoas são a cara da sua empresa, por isso devem saber todos os detalhes de cada produto ou serviço ofertado, para não deixar passar nenhuma dúvida.

Com essas dicas, com certeza seus atuais ou futuros clientes ficarão muito mais satisfeitos ao entrarem em contato com seu negócio. E conte conosco sempre que precisar!

 

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