Quantas vezes você, em seu negócio, não se deparou ao final do dia com uma diferença nos valores gastos e recebidos? Em muitos casos, gastando muito tempo para tentar solucionar o “mistério”, ou então retirando uma quantia do próprio bolso para suprir a falha. Você sabia que um simples hábito pode reduzir estes acontecimentos a praticamente zero? Vamos explicar melhor.
A principal solução para este problema se resume em uma palavra: rotina. Parece uma questão simples, mas a correria do dia-a-dia nos impede de parar por um momento e pensar de forma mais estratégica, ou seja, focamos muito no operacional e no que se torna urgente. Com isso, uma tarefa básica se torna secundária na nossa ordem de prioridades, que é o registro correto do que se gasta e o que se recebe no dia. Então, vamos explicar melhor porque manter uma rotina pode te ajudar nas falhas do caixa.
É comum à maioria dos seres humanos esquecer algumas atividades quando se encontra muito atarefado. Isso impacta no caixa da empresa da seguinte forma: o grande fluxo de atividades faz com que se deixe para outro dia o fechamento do caixa e a conferência das contas. Este adiamento é extremamente perigoso, pois justamente a tendência pelo esquecimento, junto a falhas no registro, faz com que algumas contas fiquem perdidas e não entrem na contabilidade. Aí se inicia o problema, o caixa não bate. Como evitar este problema? Seguem as dicas:
Abertura do caixa
Diariamente, ao se fazer a abertura do caixa, dê entrada no seu fundo de reserva, também conhecido como “fundo de troco”. É aquele dinheiro contado, sempre em notas de menor valor e moedas, usado para fornecer troco aos clientes ou para pequenas despesas, enquanto não há entrada de dinheiro no caixa.
Registre as entradas e saídas
Ao se iniciar o expediente, registre TODOS os valores recebidos e retirados, bem como a forma de pagamento e demais dados. Mantenha todos os valores bem organizados. Porém, o ideal é que se tenha um sistema de gestão eficiente, onde você registre todas as informações e o próprio já as organize por tipo de pagamento, pessoa relacionada, etc. O software irá te poupar ainda mais tempo, além de manter o registro de forma muito mais segura e ter o histórico de todas as contas. Lembre-se, no sistema de gestão, de sempre quitar as contas em aberto para o dia, para que elas deixem de ser um gasto/recebimento previsto para se tornar real. Se você, seja de uma oficina, uma imobiliária ou qualquer outro negócio, ainda não utiliza ou conhece softwares de gestão empresarial, recomendamos o investimento nesta ferramenta tão importante.
Conferência dos valores
Recomendamos ao final do dia, ou de um turno, sempre conferir os valores documentados (no papel ou no sistema), observando as formas de pagamentos e se está tudo conforme esperado. Caso encontre alguma divergência, tendo os dados bem organizados é possível rastrear de onde vem o erro e corrigi-lo sem problemas.
Fechando o caixa
Ao final de todo o processo, registre o fechamento do caixa somando tudo o que foi recebido e debitando o que foi pago, além do fundo de reserva, verificando se o valor encontrado é o mesmo da abertura do caixa. Com a utilização de um software de gestão, esta conta se torna mais fácil. Por fim, deixe tudo pronto para encerrar mais um dia ou turno e repassar tudo em ordem para o futuro.
Prontos para resolver os problemas com o caixa da empresa? Compartilhe com a gente as suas experiências e opiniões!
