A emissão de orçamentos é algo que faz parte das rotinas de empresas prestadoras de serviço. Ele é o primeiro passo de uma negociação, portanto é algo extremamente importante.
Mesmo com essa importância, em muitos casos o orçamento é tratado apenas como um pedaço de papel com um preço, mas não é bem assim. Na verdade, existem alguns pontos a se atentar no momento de emitir um orçamento, e é isso que vamos tratar hoje.
Dados do cliente
Certamente é muito mais prático (e rápido) gerar um orçamento constando apenas o nome do cliente, o item a ser reparado, o serviço e o preço. Porém nem sempre o mais rápido é o melhor.
Ao emitir um orçamento completo, contendo dados como funcionário responsável, estado do item entregue pelo cliente, previsão de entrega, entre outras informações, fica mais fácil identificar em seu registro cada orçamento, evitando confusões e perda de informação ao executar o serviço.
Garantia
A legislação exige que qualquer serviço tenha, pelo menos, três meses de garantia por parte de quem o executa. Por mais simples que seja o serviço, é muito importante deixar este prazo claro para o seu cliente.
Expor o prazo de garantia para o seu cliente transmite mais segurança para o seu serviço, pois o mesmo enxerga mais transparência na negociação. Ao mesmo tempo, você se exime de qualquer mal-entendido caso o que foi reparado apresente problemas novamente.
Negar x Excluir
Ao enviar um orçamento para o seu cliente, o mesmo pode não concordar com alguns dos serviços que você propôs, seja pelo preço, ou por entender que aquele problema em específico não precisa ser tratado no momento.
O comum nestes casos é se excluir os itens rejeitados do orçamento, gerar um novo e, aí sim, receber o aceite por parte do cliente. Este ato, que parece inofensivo, pode trazer muitos transtornos para sua empresa.
Na correria do dia a dia, o cliente muitas vezes nem se lembra do que foi acordado no momento do aceite do orçamento. Após a finalização do serviço e a entrega, o item reparado pode voltar a apresentar defeito, gerando insatisfação no cliente.
Se você apenas excluir os itens não aceitos no orçamento, não haverá provas de que você sugeriu um reparo que garantira que tal defeito não ocorresse, tendo assim que contar apenas com a boa fé do cliente. Porém, quando se nega um item no orçamento, sem excluí-lo, isto fica registrado e pode ser apresentado em caso de contestação.
Integração com a ordem de serviço
Um orçamento completo, feito em um sistema de gestão integrada, traz outra vantagem que é a possibilidade de converter este orçamento diretamente em uma ordem de serviço, já com todos os dados do cliente.
Isto traz muito mais organização para sua empresa, uma vez que se cria um fluxo de trabalho. Além disso, facilita os registros e evita falhas de comunicação entre a equipe, pois todos os dados do cliente, e do serviço a ser prestado, já estão documentados.
