Um dos grandes ladrões de produtividade em empresas, de todos os tamanhos, é o tempo perdido com atividades que não geram resultado significativo, ou seja, não são importantes para a empresa, pelo menos naquele momento.
Muitas vezes o contexto em que estamos inseridos nos causa certa distorção ao analisar a importância que cada tarefa tem para a organização. Assim acabamos nos deixando levar por isso e dedicamos nosso tempo e nossa força de trabalho em atividades que, se melhor analisadas, seriam entendidas como secundárias e poderiam ser postergadas.
Já em outros momentos, nos pegamos desempenhando tarefas porque é o padrão da empresa, quem estava neste cargo anteriormente, ou porque estamos em uma zona de conforto, na qual trabalhamos como se estivéssemos em “piloto automático”. Hoje vamos ver como fugir desta situação.
Cuidado com o “urgente”
Quem nunca parou tudo o que estava fazendo para resolver algo que alguém definiu como urgente? Este é um sintoma claro de falta de planejamento, além do fato de que nem sempre o que é “urgente” é “importante”.
Se formos analisar todas as urgências que resolvemos ao longo do dia, com certeza vamos ver que muitas delas foram tarefas sem relevância para o funcionamento da empresa. Com isso, tarefas importantes são deixadas de lado, até que se tornem urgentes e, da mesma forma, tirem a atenção de outras ações relevantes que surgiram posteriormente.
A definição do que é realmente urgente deve ser muito cuidadosa. Quando não há um critério bem definido para tal classificação, a mesma acontece de acordo com a intuição de cada um. Como cada um tem uma visão diferente sobre o impacto de cada tarefa em seu trabalho e, desta forma, cada um entende o que acha melhor como urgente.
Automatize sua rotina
Tarefas repetitivas fazem parte da rotina de qualquer empresa. O problema é que, quando não há um sistema de gestão eficiente disponível, tudo precisa ser resolvido de forma manual, o que toma um tempo considerável do empreendedor.
Relatórios financeiros, controle de clientes, estoque, comissões, tudo isso é simples de se gerenciar, mas quando feito de forma manual demanda certo tempo. Tendo à sua disposição softwares como o Oficina Integrada, Imóvel Integrado, ou Nuvem Gestor, é possível economizar um tempo valioso e dedica-lo às ações mais estratégicas e relevantes ao seu negócio.
Delegue funções
É essencial que o empreendedor entenda que ele, sozinho, não conseguirá resolver todos os problemas da empresa. Pensar desta forma é comum, já que tais pessoas tendem a ser as que tem maior experiência sobre o negócio e, também, maior conhecimento sobre os processos.
Quando as atividades são muito centralizadas, em um momento ou outro o empreendedor se verá sem condições de finalizar tudo e, com isso, fica mais difícil decidir o que é mais relevante naquele momento. É assim que tarefas importantes acabam sendo deixadas de lado.
Por isso é importante ter à sua disposição uma equipe de confiança, para a qual você pode delegar tarefas menos estratégicas, abrindo espaço em sua rotina para que você possa tomar mais decisões que realmente terão grande impacto para o futuro da empresa.
Evite distrações
É necessário tomar cuidado com o excesso de solicitações e distrações que chegam a você ao longo do dia. Tudo isso tira seu foco das atividades que realmente importam e, com isso, você perde em produtividade.
Desta forma, tenha momentos em que você possa se dedicar por completo às suas atividades e possa manter foco total. Além disso, saiba dizer não em certas situações, quando você receber solicitações que já sabe que não serão relevantes.
Com tudo isso, tenha em mente que, com um esforço em organizar as tarefas do seu dia a dia, será possível planejar melhor e conseguir melhores resultados em seu empreendimento. Bom trabalho!
